¿Qué documentación para exportación es necesaria?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce
 

Esta información se comparte en Asesores de Pymes por la relevancia para las empresas españolas. No necesariamente los productos y servicios que se recomiendan en este blog son ofrecidos por Cesce. Para conocer en detalle el portafolio de productos que ofrece la compañía, puede hacerlo entrando en cesce.es.
 

Exportar requiere una serie de trámites, licencias y certificaciones que permiten garantizar la calidad de los productos y asegurar más adelante una correcta trazabilidad de los mismos.

Conocer la regulación tanto del país desde el que se exporta como del de destino es clave para poder completar todos los requisitos y documentos en tiempo y en forma.

Para exportar productos desde España, es necesario acreditar una serie de documentos clave, tanto desde el punto de vista comercial, como licencias y certificados aduaneros y específicos para la exportación. En caso de duda, lo más recomendable es acudir a profesionales como los agentes de aduanas e informarse adecuadamente de la regulación existente tanto en España como en el país de destino.

Documentación comercial

Desde el punto de vista de la documentación comercial hay que presentar la siguiente documentación:

• Factura proforma. Es un borrador de factura que se remite al cliente antes de que tenga lugar la transacción final. Aunque no tiene valor fiscal ni contable, sirve para informarle sobre los detalles de la venta, como por ejemplo, aportando información sobre el producto, el precio o en relación a las condiciones de pago.
• Factura comercial. Es un documento ya con carácter legal que detalla una transacción comercial. La emite el vendedor al comprador e incluye información clave para el despacho de aduanas y el pago de impuestos y aranceles.
• Lista de contenidos (packing list). Es un documento en el que se detalla el contenido de un envío, incluyendo la cantidad, descripción y características de cada producto. En ocasiones, incluye información sobre el peso, las dimensiones y el número de bultos.

Documentación aduanera

En cuanto a la documentación aduanera que es necesario presentar para poder exportar, hay que hablar de:

• DUA (Documento Único Administrativo). Es un formulario que sirve como declaración ante las autoridades aduaneras y contiene información detallada sobre la mercancía, el valor, el origen, el destino y otros datos relevantes.
• Número EORI (Economic Operators Registration and Identification). El EORI es un sistema de identificación numérica único empleado por las autoridades aduaneras de la Unión Europea. El Número EORI es un código único de identificación que se asigna a los operadores económicos que participan en actividades aduaneras en Europa.

Certificados y licencias

Para poder exportar también es necesario tener en regla ciertos certificados y licencias, como son:

• Certificado de origen. Sirve para garantizar el país de origen de una mercancía. Este certificado es necesario para satisfacer las exigencias de las aduanas, los importadores o las entidades financieras involucradas en una exportación.
• Certificados sanitarios. Acreditan la inocuidad de un producto, especialmente en el caso de productos alimenticios o farmacéuticos. De este modo, se asegura que los productos cumplen con los estándares de calidad y no representan un riesgo para la salud pública.
• Licencias de exportación. Son documentos emitidos por el gobierno que autoriza a una empresa a exportar ciertos bienes que de otra manera estarían restringidos.

Documentación de transporte

Finalmente, también se debe tener en regla cierta documentación sobre el transporte para poder exportar. En este caso, se habla de:

• Conocimiento de embarque (bill of lading). Es un documento fundamental en el transporte marítimo internacional ya que demuestra que la mercancía ha sido recibida por la naviera para su transporte y como contrato de transporte entre el embarcador y el transportista.
• Carta de porte (CMR). Acredita la existencia de un contrato de transporte internacional de mercancías por carretera. Es una forma de prueba de que el transportista ha recibido la mercancía y se ha comprometido a llevarla a su destino.
• Guía aérea (air waybill). Es fundamental en el transporte aéreo de mercancías. Garantiza el contrato de transporte entre el remitente y la aerolínea.
• Documentación CIM. Hace referencia a la Carta de Porte Internacional para Ferrocarril (CIM). Concreta las condiciones del contrato de transporte, identifica a las partes involucradas, describe la mercancía y establece las responsabilidades.