¿Cómo hacer correctamente una factura electrónica?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

La digitalización se está adueñando de la mayoría de los procesos de las empresas gracias a sus múltiples beneficios, como la inmediatez, la minimización de errores o la comodidad de poder realizar cualquier tarea desde el lugar y en el momento que queramos. La contabilidad y las finanzas de una entidad no son algo ajeno a esta realidad, tanto que, de hecho, elementos como la factura electrónica en muchos casos son hasta obligatorios para poder cumplir adecuadamente con la Administración. Sin embargo, aunque hacer una factura electrónica no es difícil, sí que es adecuado tener presentes algunos elementos para realizarla correctamente y evitar problemas posteriores a futuro.

En qué consiste

No hay que asustarse. Una factura electrónica es, en principio, igual a cualquier otro tipo de factura, solo que se ejecuta de manera digital, sirviendo para justificar una operación comercial o financiera. La única diferencia es que debe tener el consentimiento del destinatario para tener efecto legal, algo que, hoy por hoy, prácticamente es aceptado por cualquier sujeto.

Desde el año 2014, la Unión Europea viene apostando por el uso de la factura electrónica en todos los Estados miembro, hasta el punto de que cinco años después en Bruselas se promulgó el primer formato común obligatorio de la misma para los países del Viejo Continente. En el caso de España, desde 2015 es obligatorio utilizarla para cualquier proveedor que trabaje con una Administración pública a partir de 5.000 euros.

El formato de la factura electrónica que se utiliza en España tiene el nombre de Facturae. Toda factura electrónica que se implementa en España debe contener:

1. Número de factura y serie (si es aplicable).
2. Datos identificativos del emisor y del receptor.
3. NIF del emisor y del receptor.
4. Fecha de emisión.
5. Fecha de prestación de los servicios.
6. Concepto o descripción de las operaciones.
7. Base imponible (precio de las operaciones sin incluir impuestos).
8. Tipo impositivo e impuestos aplicables.

Además, se exigen ciertos requisitos para ser legales:

• Estar emitidas por medio de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
• Llevar un código alfanumérico identificativo y un código QR.
• Haber sido emitidas en un formato accesible para los destinatarios.
• Incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”.

Beneficios que ofrece

Entre otras ventajas, utilizar la factura electrónica permite:

• Reducir la posibilidad de fraude.
• Ahorro de tiempo y de dinero.
• Acabar con los errores humanos.
• Conseguir una tramitación más corta.
• Incrementar la seguridad en su envío.
• Limitar el uso de papel y el espacio físico para su almacenamiento.
• Mejor acceso al histórico de facturas.

En el otro extremo, quizá sus principales hándicaps son que obliga a las empresas a formarse en su utilización, a cambiar sus estructuras contables y a invertir en un programa de facturación que sea compatible con el de sus clientes y proveedores. En cualquier caso, estas potenciales desventajas se suelen subsanar fácilmente.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica en formato estructurado. Contiene datos y puede ser generada automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y tramitada de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
• Factura electrónica en formato no estructurado. Consiste básicamente en una imagen y no está cifrada con ningún lenguaje. En realidad, se trata de un documento digital que se puede enviar de manera telemática.

Cómo hacer una factura electrónica

Existen numerosas apps y programas que facilitan la elaboración de una factura electrónica. Por regla general, en cualquiera de ellos habrá habilitado un botón para crear una nueva factura en el que habrá que pinchar. Allí se selecciona el contacto para el que emitir la factura (también se puede crear uno nuevo desde cero), se incluyen los datos correspondientes para que la factura sea válida, se rellena la información relativa a Facturae y se pincha sobre el botón de enviar.