Qué ventajas aporta a una pyme un software de facturación

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce
 

Un software de facturación es un programa informático diseñado para automatizar y gestionar el proceso de facturación de una empresa o autónomo. Permite crear, enviar, recibir y controlar facturas, así como gestionar otros aspectos relacionados con la gestión financiera, como presupuestos, albaranes y pagos. 

¿Cuáles son las principales funciones de un software de facturación?

Entre las principales ventajas que aporta un software de facturación, cabe destacar:

• Control de pagos. Facilita el seguimiento de facturas emitidas y recibidas, así como el registro de pagos y cobros.
• Creación y envío de facturas. Permite generar facturas con plantillas personalizadas y enviarlas por correo electrónico o a través de la plataforma. 
• Automatización de tareas. Automatiza procesos como el envío de recordatorios de pago, la creación de asientos contables y la gestión de impuestos.
• Gestión de clientes y proveedores. Mantiene una base de datos organizada de clientes y proveedores, con información relevante para la facturación.
• Generación de informes. Produce informes financieros y estadísticos que ayudan a analizar la situación económica del negocio.
• Integración con otros sistemas. Se puede integrar con sistemas contables, plataformas de comercio electrónico y otras herramientas empresariales.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de facturación en una empresa?

Apostar por un software de facturación brinda numerosas ventajas a una empresa, entre las que es oportuno destacar:

• Ahorro de tiempo. Permite automatizar tareas repetitivas, lo que libera tiempo para otras actividades importantes.
• Reducción de errores. Disminuye la posibilidad de errores humanos en la creación y gestión de facturas. 
• Mejora de la eficiencia. Optimiza los procesos de facturación y gestión financiera. 
• Mayor control. Permite un seguimiento más preciso de los ingresos, gastos y pagos. 
• Profesionalización. Ofrece una imagen más profesional a los clientes y proveedores. 
• Cumplimiento normativo. Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales en materia de facturación.

¿Es obligatorio para una pyme disponer de un software de facturación?

No es obligatorio para una pyme tener un software de facturación, pero es altamente recomendable para cumplir con las normativas y optimizar la gestión empresarial. Aunque no es un requisito legal, el uso de un programa de facturación puede facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales, además de aportar eficiencia y transparencia en la gestión. 

En cualquier caso, todas las empresas deben cumplir con la normativa de facturación, que exige la emisión de facturas con ciertos requisitos legales (como la numeración correlativa, la descripción de los productos o servicios, el desglose del IVA, etc.). Un software de facturación puede ayudar a asegurar que las facturas cumplan con estos requisitos. 

En esta línea, es importante conocer que, desde el año 2025, la facturación electrónica es obligatoria para las pymes en sus relaciones con otras empresas y autónomos (B2B). Aunque no es obligatorio usar un software específico, es recomendable contar con uno que permita emitir y recibir facturas electrónicas, ya sea de forma privada o a través de plataformas públicas. 

Qué alternativas hay a un software de facturación

Una pyme dispone de varias alternativas a un software de facturación tradicional, incluyendo opciones basadas en la nube, soluciones gratuitas o de bajo costo, y herramientas de gestión empresarial que incluyen la facturación como parte de sus funcionalidades. Algunas opciones populares son Holded, Billin, Quipu, Contasimple, y Factusol, entre otros. 

Entre las alternativas más importantes, cabe citar:

• Software de facturación en la nube. Programas como Holded, Quipu, Billin o Contasimple, ofrecen la ventaja de ser accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet y suelen incluir funcionalidades adicionales como gestión de inventario, contabilidad básica, y conexión con bancos. 
• Software gratuito. Existen opciones gratuitas o con planes de precios muy accesibles, como Contasimple o Billin, que pueden ser suficientes para las necesidades básicas de facturación de una pyme. 
• Software de gestión empresarial. Algunas soluciones como Odoo, Zoho o Sage, ofrecen una suite completa de herramientas para la gestión de la empresa, incluyendo la facturación, contabilidad, CRM, y más.
• Herramientas online especializadas. Plataformas como PayPal, QuickBooks Online o Xero también pueden ser utilizadas para facturar, especialmente si ya se utilizan para otras funcionalidades.