¿Cómo es posible controlar de manera más eficiente el inventario de una empresa?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce
 

En qué consiste el inventario en una empresa

En cualquier empresa, el inventario es un listado detallado de los bienes, materiales y recursos que posee la entidad en un momento determinado. Además, dentro de esta lista también es posible incluir materias primas, productos en proceso y bienes terminados, así como otros activos como maquinaria y equipo. Por regla general, el inventario es crucial para el control del stock, la gestión de la cadena de suministro y la toma de decisiones financieras. 

Para controlar el inventario de una empresa, es fundamental poner en marcha un sistema que permita un seguimiento preciso de las existencias, desde la adquisición hasta la venta. Este éxito en la gestión requiere la organización, la clasificación y el registro de los productos, por lo que es recomendable el uso de herramientas y métodos que faciliten el conteo y la gestión.

Para qué sirve un sistema de gestión del inventario

A través de un eficaz sistema de gestión del inventario una empresa puede:

• Controlar su stock, conociendo qué productos están disponibles y en qué cantidades. 
• Optimizar la cadena de suministro, garantizando que los productos estén disponibles cuando se necesiten. 
• Reducir los costes, es decir, llevando un mejor control de las existencias, lo que es posible que ayude a reducir los costes de almacenamiento o las posibles pérdidas por falta de productos. 
• Mejorar la toma de decisiones, gracias a que aporta información precisa para la compra, producción y venta de productos.

Cómo gestionar de manera más eficiente el inventario

Existen una serie de procedimientos para controlar de manera más eficiente el inventario en una organización, como son:

• Organización y clasificación. Implica crear y desarrollar un sistema de clasificación de productos para facilitar la localización y el conteo. Habitualmente, el sistema que se utiliza es el de establecer categorías para los productos. En el catálogo de productos del inventario debe figurar información detallada de cada producto, por ejemplo, incluyendo un código de barras, un número de identificación o el lote al que pertenece. 
• Registro y seguimiento. Significa implementar un sistema de registro de entradas y salidas de productos. Este sistema puede ser manual o automatizado, aunque en este último caso se suele utilizar un software de gestión de inventario. 
• Análisis y optimización. Implica utilizar métodos como el análisis ABC para priorizar la gestión de los productos más valiosos (los que generan mayor porcentaje de ganancias). También es clave evaluar la rotación de inventario para identificar productos de baja rotación y optimizar la gestión de existencias. 
• Ubicación y espacio. Hay que asegurar que el espacio de almacenamiento esté adecuado para facilitar el acceso y la gestión de los productos. 
• Competencias profesionales. Es necesario formar al capital humano en la adecuada comprensión del sistema de control de inventario. 
• Análisis periódico de costes. Evaluar el impacto económico de las diferentes estrategias de control de inventario para tomar decisiones informadas. 
• Adaptación. Ajustar cada cierto tiempo el sistema de control de inventario a las necesidades específicas de cada empresa, considerando su tamaño, situación y volumen de productos.

Principales herramientas para la gestión del inventario

Para contribuir decisivamente al éxito en la gestión del inventario de una empresa es posible apoyarse en el uso de ciertas herramientas clave, como son:

• Software. Existen diversas herramientas que ayudan a automatizar y optimizar la gestión de inventario, como SAP, Oracle o Holded.
• Códigos de barras y RFID. Facilitan el seguimiento preciso y rápido de los productos. 
• Sistemas de gestión de almacenes (WMS). Ayudan a gestionar las operaciones de almacén, optimizando el espacio y la eficiencia.

¿Puede una empresa de servicios gestionar su inventario?

Cualquier empresa de servicios también puede gestionar su inventario aunque no maneje bienes tangibles. Por ejemplo, una entidad especializada en el sector servicio tiene recursos que necesitan ser gestionados, como personal, equipos, materiales y suministros necesarios para la prestación del servicio. La gestión efectiva de estos recursos ayuda a garantizar la eficiencia, la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.